Publié le : 21 février 20225 mins de lecture
Peu de choses génèrent autant d’adrénaline, de mouvement, de dynamisme et même de stress que l’organisation d’une soirée d’entreprise. Si vous êtes chargé de tout organiser pour la conférence, la fête ou la réunion de votre entreprise, vous vous rendrez compte qu’il y a d’innombrables détails dont vous devrez vous occuper pour que tout se passe comme vous l’imaginez. Il existe de différents points que vous devez savoir afin que la soirée aboutisse à un succès total.
Trouver le bon endroit
Le lieu de l’évènement d’entreprise est l’un des facteurs les plus importants pour le succès d’une manifestation. En fonction du type de réunion prévue, vous pouvez opter pour des salles spacieuses, des salles plus petites et plus intimes, ou même des propositions en plein air. Vous pouvez opter pour des salles élégantes, avec des espaces confortables et vastes, une bonne distribution sur la scène et également des zones pour placer les services de restauration.
Il s’agit ici d’une soirée, vous pouvez vous accorder un peu plus de flexibilité. Les endroits avec beaucoup d’espaces verts ou même les salles de fête peuvent être le cadre idéal pour ce séminaire d’entreprise. Tenez compte également de l’identité de vos invités et de la facilité ou de la difficulté qu’ils auront à se rendre sur le lieu de l’événement. Si vous organisez un événement loin de la ville, le transport sera probablement un élément qui affectera la participation de vos invités.
Assurer le son, l’éclairage et les invitations
Tout aussi important que le choix du lieu, il faut veiller à ce que le son et l’éclairage de cet evenement professionnel soient dans des conditions optimales. Pouvez-vous imaginer une conférence au cours de laquelle les microphones cessent de fonctionner, ou que l’on vous laisse dans le noir au milieu d’une présentation, ou encore une fête au cours de laquelle la musique se tait soudainement ? Ces accidents vont mettre tout l’effort dans la fosse, alors n’improvisez pas sur ce point. Recherchez une entreprise expérimentée qui peut vous garantir que la configuration du son et de l’éclairage sera optimale.
L’invitation est la carte de visite d’un événement d’entreprise, alors ne lésinez pas sur les ressources créatives pour proposer une version vraiment étonnante de l’invitation. Selon le secteur et la nature de l’entreprise, vous devrez vous conformer à certains modèles, tels que les couleurs de l’entreprise ou le langage de la marque. Mais à part cela, vous avez un terrain ouvert pour séduire vos invités, et les convaincre qu’ils ne doivent pas manquer l’événement que vous organisez pour eux. L’avantage de l’ère de l’internet est que vous n’avez pas besoin d’allouer de gros budgets à l’impression de faire-part en papier, car vous pouvez réaliser des versions superbes et créatives au format numérique.
La nourriture et les boissons
Une autre erreur courante que font certains organisateurs de soirée d’entreprise est de choisir une boisson et une nourriture qui ne sont pas du tout appropriées à la situation. Il est également important d’apprendre à connaître vos invités, afin de pouvoir proposer une variété d’options en fonction des goûts de la majorité. Dans le cadre d’une expérience complète pour le participant, vous pouvez recourir à la restauration. Tenez compte du contexte de l’événement pour proposer le type de nourriture le plus approprié. Il s’agit ici d’une soirée, un menu complet sera le plus approprié. Toutefois, vous pouvez proposer des canapés ou des cocktails qui sont pratiques pour vous et vos participants.
Un bar à alcool ajoute de la valeur à vos animations en entreprise, certaines personnes font même un tabac en proposant des services de boissons prêtes à l’emploi, mais tenez toujours compte du fait que de nombreuses personnes ne boivent pas ou ne veulent pas d’alcool sur place, alors proposez un peu de tout.